1. Εισαγωγή

Η εταιρεία με την επωνυμία «ΡΑΠΤΗ ΦΛΩΡΑ και ΣΙΑ Ε.Ε. ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ» και το διακριτικό τίτλο "ΣΕΚΙΟΥΡΙΤΙ ΓΚΡΟΥΠ 1" (SECURITY GROUP 1), που εδρεύει στην Αθήνα επί της οδού Λ. Μεσογείων 36 (εφεξής καλούμενη «Εταιρεία») επιδιώκει την μέγιστη δυνατή επιχειρηματική αποδοτικότητα με γνώμονα και προτεραιότητα την ασφάλεια των εργαζομένων της, λειτουργώντας πάντα με διαφάνεια, ακεραιότητα, σύμφωνα με τα υψηλότερα πρότυπα εταιρικής διακυβέρνησης και ηθικής και εφαρμόζοντας πολιτική μηδενικής ανοχής κατά της διαφθοράς και οποιασδήποτε απόκλισης από τη νομιμότητα.

Προς το σκοπό αυτό η Εταιρεία ενθαρρύνει τα στελέχη της, τους εργαζόμενους και τους συνεργάτες της να αναφέρουν, εμπιστευτικά ή ανώνυμα μέσω των υπαρχόντων καναλιών αναφοράς, συμπεριφορές που είναι παράνομες ή και ανήθικες, αμέσως μόλις υποπέσουν στην αντίληψή τους. Η μη υποβολή αναφοράς μπορεί σε κάποιες περιπτώσεις να συνιστά ποινικό αδίκημα, όταν υπάρχει σχετική νομική ή συμβατική υποχρέωση. Όλες οι αναφορές θα λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και θα διερευνώνται με πλήρη αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία. Η Εταιρεία διαβεβαιώνει ότι όσοι προβαίνουν σε αναφορές θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα και ότι τα προσωπικά δεδομένα όλων των εμπλεκομένων μερών προστατεύονται, εφαρμόζοντας τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας.

2. Σκοπός

Σκοπός της παρούσας πολιτικής αναφορών (στο εξής «Πολιτική») είναι να δημιουργήσει το πλαίσιο για τον έγκαιρο εντοπισμό τυχόν παρατυπιών και παραβιάσεων της νομοθεσίας στις δραστηριότητες της Εταιρείας. Η παρούσα Πολιτική καθορίζει τις αρχές και αποσαφηνίζει τον τρόπο με τον οποίο η Εταιρεία λαμβάνει, διαχειρίζεται και διερευνά αναφορές για παρατυπίες, παραλείψεις ή άλλες αξιόποινες πράξεις που υπέπεσαν στην αντίληψη των στελεχών της, του προσωπικού της ή τρίτων προσώπων.

Η Εταιρεία διαβεβαιώνει τους εργαζόμενους της ότι μπορούν να προβαίνουν σε αναφορές, σε περίπτωση που υποπέσει στην αντίληψή τους παράνομη ή ανήθικη συμπεριφορά εντός της Εταιρίας και ότι η διαχείριση των σχετικών αναφορών και η διερεύνηση των περιστατικών γίνεται με πλήρη εμπιστευτικότητα, ότι τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων μερών προστατεύονται και ότι όσοι αναφέρουν θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα.

Η Εταιρεία, σε πλήρη συμμόρφωση με τον ν. 4990/2022 («Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου») παραλαμβάνει επώνυμες ή ανώνυμες αναφορές / καταγγελίες στελεχών / συνεργατών / εργαζομένων, διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα κάθε υποβληθείσας αναφοράς και διεξάγει έρευνα προκειμένου να ελεγχθεί η βασιμότητα της κάθε αναφοράς. Για κάθε παράβαση λαμβάνονται τα απαιτούμενα διορθωτικά μέτρα και οι σχετικές κυρώσεις οι οποίες καθορίζονται σύμφωνα με την φύση της παράβασης, το εφαρμοστέο δίκαιο και τις συμβάσεις εργασίας / συνεργασίας. Η Εταιρεία εγγυάται την εμπιστευτικότητα των στοιχείων των προσώπων που προβαίνουν σε αναφορές, αλλά και των προσώπων για τα οποία υπάρχει ισχυρισμός ότι εμπλέκονται σε αξιόποινες πράξεις ή παραλείψεις.

Η Εταιρεία επιθυμεί να ενημερώσει όσους σκοπεύουν να προβούν σε αναφορά ότι α) έχουν το δικαίωμα να διατηρήσουν την ανωνυμία τους και β) η Εταιρεία θα διασφαλίσει ότι δεν θα υποστούν κανενός είδους αντίποινα εξαιτίας της υποβληθείσας αναφοράς. Η Εταιρεία δεσμεύεται να προστατεύσει όσους καλόπιστα προβαίνουν σε ορισμένη αναφορά (όσους δηλαδή πιστεύουν ότι οι πληροφορίες που παρέχουν είναι αληθείς κατά τον χρόνο υποβολής της αναφοράς). Ωστόσο, διατηρεί το δικαίωμα να λάβει όποιο μέτρο κρίνει κατάλληλο εναντίον στελέχους, εργαζομένου ή και συνεργάτη εάν αποδειχθεί ότι εν γνώσει του παρείχε ψευδείς πληροφορίες κατά την υποβολή αναφοράς.

Για την εκπόνηση της παρούσας πολιτικής, έχουν ληφθεί υπ’ όψιν τα εξής:

- Ο ν.4990/2022 Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου - Ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 (L 305) και λοιπές επείγουσες ρυθμίσεις

- ΚΥΑ Αριθμ. 47312 /11.12.2023 Εξειδίκευση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης της αναφοράς σε φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα κατά το άρθρο 10 του ν. 4990/2022 (Α’ 210) δυνάμει του εδαφίου α’ της παρ. 4 του άρθρου 24 του ίδιου νόμου (ΦΕΚ Β’ 6944/2023).

- Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης

- Προστασία Πληροφοριοδοτών Δημοσίου Συμφέροντος- Κατευθυντήριες Γραμμές OECD

- A Best Practice Guide for Whistleblowing Legislation, Transparency Ιnternational.

- The United Nations Convention against Corruption Resource Guide on Good Practices in the Protection of Reporting Persons.

3. Ορισμοί

Στην παρούσα πολιτική ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

«Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις της παρούσας πολιτικής.
«Εσωτερική αναφορά»: Η προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στο εσωτερικό της Εταιρείας προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.).
«Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).
«Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
«Αναφέρων»: Το πρόσωπο το οποίο αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο της εργασίας του.
«Αντίποινα»: Η οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη η οποία λαμβάνει χώρα σε εργασιακό πλαίσιο ως αποτέλεσμα Εσωτερικής Αναφοράς και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον Αναφέροντα.
«Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής.
«Δημόσια αποκάλυψη»: η απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό σχετικά με παραβιάσεις.
«Ενέργειες παρακολούθησης»: οποιαδήποτε πράξη διενεργεί ο αποδέκτης αναφοράς ή οποιαδήποτε αρχή ή φορέας, στους οποίους παραπέμπεται η αναφορά λόγω αρμοδιότητας, με σκοπό την αξιολόγηση της ακρίβειας των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην αναφορά και την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης, όπως εσωτερική διερεύνηση, έρευνα, δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων ή περάτωση της διαδικασίας.
«Ενημέρωση»: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.
«Εργασιακό πλαίσιο»: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα ενλόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.
«Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών»: Η τριμελής επιτροπή η οποία έχει αναλάβει τη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών, της οποίας η σύνθεση ορίζεται στη Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών.
«Εργαζόμενος»: Το πρόσωπο που συμβάλλεται με την Εταιρεία με σύμβαση εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή το πρόσωπο που συνδέεται με την Εταιρεία με άλλη σχέση εργασίας ή το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που απασχολείται ως ασκούμενος στην Εταιρεία.
«Κανάλια αναφορών»: Οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι αναφορές και περιλαμβάνουν τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την υποβολή αναφορών καθώς και τα άτομα στα οποία μπορούν να απευθυνθούν οι αναφέροντες.
«Καλή πίστη»: Η κατάσταση η οποία δημιουργεί στον Αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση ότι βασίμως πιστεύει πως οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.
«Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ` ύλην πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
«Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις»: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στην Εταιρεία στην οποία εργάζεται, έχει εργαστεί ή πρόκειται να εργαστεί ή βρίσκεται σε διαπραγματεύσεις για να εργαστεί ο αναφέρων ή σε άλλους φορείς με τους οποίους ο αναφέρων είχε επαφή μέσω της εργασίας του ή επ` ευκαιρία αυτής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.

4. Ποιος μπορεί να υποβάλει Αναφορά (Προσωπικό Πεδίο Εφαρμογής) Η παρούσα Πολιτική αφορά όλoυς όσους έχουν αποκτήσει στο πλαίσιο της εργασίας τους, πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις τις οποίες αναφέρουν και ιδίως:

(α) όλα τα στελέχη/συνεργάτες και το προσωπικό της Εταιρείας (με σύμβαση εργασίας/σύμβαση παροχής υπηρεσιών, εκπαιδευόμενους, εποχικό προσωπικό, υποψήφιους για θέσεις εργασίας, συμβούλους, αυτοαπασχολούμενους, ασκούμενους, ειδικευόμενους κλπ)
(β) πρόσωπα που εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών και πάσης φύσεως συνεργάτες
(γ) όλα τα μέλη που ασκούν διαχείριση και εκπροσωπούν την εταιρεία και ανώτερα διευθυντικά στελέχη,
(δ) σε πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης, η οποία έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, καθώς και σε αναφέροντες των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από την σύναψη σύμβασης.

Προϋπόθεση υπαγωγής στο πεδίο προστασίας της παρούσας πολιτικής είναι η αναφορά να γίνεται με καλή πίστη, δηλαδή όσοι προβαίνουν σε αναφορές να έχουν βάσιμους λόγους που οδηγούν στην εύλογη πεποίθηση ότι οι πληροφορίες που παρέχουν είναι αληθείς. Σε κάθε περίπτωση, η καλή πίστη θεωρείται δεδομένη, εκτός εάν αποδειχθεί ότι η αναφορά έγινε κακόβουλα Σε περίπτωση κακόβουλης καταγγελίας είναι αυτονόητο ότι δεν παρέχεται η προστασία που περιγράφεται στην παρούσα πολιτική.

5. Είδη Παραπτωμάτων / Καθ’ ύλην Πεδίο Εφαρμογής)

Σε περίπτωση που κάποιος από όσους υπάγονται στην πολιτική αντιληφθεί ότι εντός της Εταιρείας τελείται κάποιο από τα παρακάτω παραπτώματα, θα πρέπει να προβεί άμεσα σε αναφορά. Οι αναφορές παράτυπης, αντιδεοντολογικής, παράνομης ή αξιόποινης συμπεριφοράς σε σχέση με τις εργασίες της Εταιρείας περιλαμβάνουν:

(α) παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς των δημόσιων συμβάσεων, των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων, της ασφάλειας των μεταφορών, της προστασίας του περιβάλλοντος, της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, της δημόσιας υγείας, της προστασίας των καταναλωτών, της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,
(β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης,
(γ) παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβιάζουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

Πιο συγκεκριμένα, οι αναφορές παράτυπης, αντιδεοντολογικής, παράνομης ή αξιόποινης συμπεριφοράς σε σχέση με τις εργασίες της Εταιρείας περιλαμβάνουν – αλλά δεν περιορίζονται – στα ακόλουθα:

• Απάτη

• Διαφθορά / Κατάχρηση εξουσίας

• Δωροδοκία, παραβίαση πολιτικής δώρων και φιλοξενίας

• Σύγκρουση Συμφερόντων

• Κλοπή, υπεξαίρεση

• Πλαστογραφία

• Παραβίαση εμπιστευτικότητας και προσωπικών δεδομένων

• Νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (money laundering)

• Παραβίαση νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό

• Παρατυπίες σε θέματα λογιστικής απεικόνισης οικονομικών στοιχείων

• Κατάχρηση των πόρων της εταιρείας

• Παραβίαση σε θέματα ασφάλειας και υγείας

• Παραβίαση περιβαλλοντικής νομοθεσίας

• Διακριτική μεταχείριση εργαζομένων

• Παρενόχληση

• Απειλή, Εκβίαση, Χρήση βίας

• Εξύβριση, συκοφαντική δυσφήμιση

• Παραβίαση νομοθεσίας και εταιρικών πολιτικών, συμπεριλαμβανομένου του εκάστοτε

ισχύοντος κώδικα δεοντολογίας & επαγγελματικής συμπεριφοράς

• Πράξεις που μπορεί να οδηγήσουν σε παραβίαση της νομοθεσίας για τον ελεύθερο ανταγωνισμό

• Περιστατικά παραβίασης ασφάλειας πληροφοριών (security incidents)

• Μη ηθική συμπεριφορά

• Κάλυψη ή απόκρυψη ενός από τα παραπάνω

• Ασφάλεια και συμμόρφωση των προϊόντων

• Ασφάλεια των μεταφορών

• Προστασία από την ακτινοβολία, πυρηνική ασφάλεια

• Ασφάλεια τροφίμων και ζωοτροφών

Η Πολιτική Αναφορών δεν καλύπτει:

• Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της διοίκησης

• Επαγγελματικές ή προσωπικές διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους που δεν συνιστούν παραβίαση του νομοθετικού/κανονιστικού πλαισίου και δεν αποτελούν ηθικά μεμπτή συμπεριφορά

• Φήμες

Προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται με τη συμπεριφορά που περιγράφεται στην αναφορά δεν πρέπει να περιλαμβάνονται σε αυτήν και σε κάθε περίπτωση δεν θα τυγχάνουν περαιτέρω επεξεργασίας, αφού θα διαγράφονται χωρίς καθυστέρηση. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίνεται σε σχέση με ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται με την καταγγελλόμενη συμπεριφορά (πχ δεδομένα σχετικά με τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, την υγεία ή που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό, κ.λπ.).

6. Κανάλια και διαδικασία υποβολής και αξιολόγησης αναφορών

6.1. Παραλαβή αναφοράς

Η Εταιρεία δεσμεύεται ότι θα αντιμετωπίζει με τη δέουσα προσοχή κάθε αναφορά είτε επώνυμη είτε ανώνυμη. Η εταιρία καθιερώνει εύκολα προσβάσιμους διαύλους αναφορών και ενθαρρύνει την υποβολή αναφοράς διασφαλίζοντας ότι όλες οι αναφορές που λαμβάνονται αντιμετωπίζονται με εχεμύθεια.
Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) είναι αρμόδιος να παραλαμβάνει όλες τις αναφορές και στη συνέχεια να ενημερώνει την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών σχετικά με τις προς εξέταση αναφορές. Αναλυτικότερα, μια αναφορά μπορεί να υποβληθεί είτε εγγράφως είτε προφορικά. Πιο συγκεκριμένα:

α) Εγγράφως, επώνυμα μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση: whistlegroup1@outlook.com
β) Εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα μέσω αποστολής ταχυδρομικής επιστολής υπόψη Υπεύθυνου Υ.Π.Π.Α. στη διεύθυνση της εταιρίας
γ) Εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα στην ηλεκτρονική πλατφόρμα που λειτουργεί στην ιστοσελίδα της Εταιρείας: www.group1.gr
δ) Προφορικώς, είτε μέσω τηλεφώνου είτε κλείνοντας προσωπικό ραντεβού με τον Υ.Π.Π.Α.. Στην περίπτωση που η αναφορά έχει υποβληθεί τηλεφωνικώς και δεν δύναται να καταγραφεί ή δια ζώσης μέσω προσωπικού ραντεβού, τότε κρατούνται πλήρη πρακτικά από τον Υ.Π.Π.Α. με σκοπό την τεκμηρίωση της εν λόγω επικοινωνίας, παρέχοντας ταυτόχρονα τη δυνατότητα στον αναφέροντα να επαληθεύσει, διορθώσει, τροποποιήσει αλλά και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας. Στο σημείο αυτό τονίζεται ότι για την εγκυρότητα των πρακτικών θα πρέπει να είναι υπογεγραμμένα, στην περίπτωση άρνησης υπογραφής τους από τον αναφέροντα ο συντάκτης τους κάνει σχετική αναφορά επί του πρακτικού.

6.2. Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Η προστασία όλων των προσώπων που αναφέρουν σοβαρή παρατυπία διασφαλίζεται από το γεγονός ότι η ταυτότητά τους παραμένει απόρρητη/εμπιστευτική. Συνεπώς, σε όλα τα προαναφερθέντα κανάλια αναφορών, παρέχεται στους αναφέροντες πλήρες κείμενο ενημέρωσης σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων τους, το οποίο περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που προβλέπει το άρθρο 13 του ΓΚΠΔ. Όλα τα πρόσωπα στα οποία γίνεται μνεία μέσα στην αναφορά, επίσης ενημερώνονται σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων τους και την εμπλοκή τους σε αναφορά whistleblowing. Η ενημέρωση αυτή λαμβάνει χώρα το αργότερο μέσα σε ένα μήνα από την παραλαβή της αναφοράς, εκτός αν συντρέχουν ειδικοί λόγοι.

6.3. Διαχείριση αναφοράς

Όλες οι αναφορές ανεξαρτήτως μέσου παραλαβής εξετάζονται ενδελεχώς, με πνεύμα απόλυτης εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας.
Ειδικότερα, μόλις υποβληθεί οποιαδήποτε αναφορά, ακολουθείται από τον Υ.Π.Π.Α. η παρακάτω διαδικασία:

1. Ενημερώνεται ο αναφέρων ότι παραλήφθηκε η αναφορά του (υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχουν στοιχεία επικοινωνίας του αναφέροντα). Το κατ’ ελάχιστον περιεχόμενο του σχετικού μηνύματος: «Επιβεβαιώνουμε ότι λάβαμε την αναφορά σας. Επεξεργαζόμαστε το αίτημα σας.»
2. Ο Υ.Π.Π.Α. διαβιβάζει την αναφορά προς διερεύνηση εξασφαλίζοντας την εμπιστευτικότητα και προστασία των προσωπικών δεδομένων και ενημερώνοντας προηγουμένως σχετικά το αρχείο αναφορών που τηρεί,

α. στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών.
Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών απαρτίζεται από 3 μέλη:
i. Ταμπίζιβας Σίμος (Υ.Π.Π.Α.)
ii. Ράπτη Φλώρα
iii. Κιουρκτσίδου Τριανταφυλλία

Σε περίπτωση που η αναφορά αφορά σε ένα ή περισσότερα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών, τότε ο ΥΠΠΑ περιορίζεται στην καταχώρισή της στο σχετικό αρχείο αναφορών και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών, ενημερώνοντας τον αναφέροντα.

β. στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς.
Ενδεικτικά και όχι περιοριστικά, τέτοιοι φορείς είναι ο Εισαγγελέας Οικονομικού Εγκλήματος και γενικότερα οι Εισαγγελικές Αρχές η Εθνική Αρχή Διαφάνειας, η Επιτροπή Ανταγωνισμού, η Τράπεζα της Ελλάδος η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων, η Ελληνική Επιτροπή Ατομικής Ενέργειας, ο Ενιαίος Φορέας Ελέγχου τροφίμων, ο Συνήγορος του Καταναλωτή, η Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας, η Αρχή Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές δραστηριότητες και της Χρηματοδότησης της Τρομοκρατίας και Ελέγχου των Δηλώσεων Περιουσιακής Κατάστασης, η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων και η Γενική Διεύθυνση Δίωξης Οικονομικού Εγκλήματος.

3. Σε περίπτωση που από τα προσκομιζόμενα στοιχεία ο Υ.Π.Π.Α. διαπιστώσει ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, οφείλει να διαβιβάσει αμελλητί αντίγραφο της αναφοράς στον κατά τόπο αρμόδιο Εισαγγελέα ενημερώνοντας τον αναφέροντα.

4. Ο Υ.Π.Π.Α. αρχειοθετεί την αναφορά με απόφαση που κοινοποιείται στον αναφέροντα, εφόσον αυτό είναι εφικτό, όταν α) Η αναφορά είναι εμφανώς παράλoγη, αόριστη, ακατάληπτη ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό, όπως σε περίπτωση επανυποβολής του ίδιου περιεχομένου χωρίς την προσκόμιση νέων στοιχείων, β) Το περιεχόμενο της αναφοράς δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022. Αν η ανωτέρω αναφορά περιλαμβάνει εντούτοις πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις για τις οποίες αρμοδιότητα έχει άλλο όργανο του φορέα ή/και άλλος δημόσιος φορέας, ο Υ.Π.Π.Α. υποχρεούται να τη διαβιβάσει στο αρμόδιο όργανο. Στην περίπτωση αυτή δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της αναφοράς γ) Δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022.

6.4. Επεξεργασία και Αξιολόγηση αναφοράς

Μετά την παραλαβή οποιασδήποτε αναφοράς, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών είναι αρμόδια να διενεργεί διεξοδικούς ελέγχους ώστε να είναι σε θέση να αξιολογήσει την ακρίβεια των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται στην εκάστοτε αναφορά αλλά και να καταγράψει τα αποτελέσματα αυτών.
Ειδικότερα κατά τη διαδικασία διερεύνησης της αναφοράς, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών δύναται να:

(α) να πάρει συνεντεύξεις ή/και να διενεργήσει αυτοψία προκειμένου να συγκεντρώσει τις απαιτούμενες πληροφορίες,
(β) να αναθέσει σε ειδικούς συμβούλους τη διερεύνηση συγκεκριμένων πτυχών της αναφοράς (π.χ. νομικούς, οικονομολόγους, ψυχολόγους κλπ).

Σε κάθε μια από τις προαναφερθείσες περιπτώσεις, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών πρέπει να διασφαλίζει τη νομιμότητα της διαδικασίας. Σε περίπτωση ύπαρξης οποιασδήποτε αμφιβολίας ως προς τη νομιμότητα των ενεργειών στις οποίες σκοπεύει να προβεί η Επιτροπή στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, ενδείκνυται να ζητά νομική βοήθεια. Με βάση τα αποτελέσματα που προκύπτουν από τη διερεύνηση καθώς και με την ιδιαιτερότητα της εκάστοτε εξεταζόμενης περίπτωσης η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών είναι σε θέση να κρίνει ότι:

(α) Η αναφορά είναι προφανώς αβάσιμη ή αόριστη, οπότε δεν απαιτείται περαιτέρω διερεύνηση. Σε αυτή την περίπτωση θα ενημερωθεί ο αναφέρων ότι η αναφορά τίθεται στο αρχείο.
(β) Η αναφορά αφορά σε συμπεριφορά που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Whistleblowing της Εταιρείας, προτείνονται κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης όπως, επιπλέον εκπαίδευση και ενημέρωση των εργαζομένων, δημιουργία νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, τροποποιήσεις σε υπάρχουσες διαδικασίες, δικαστικές ενέργειες (δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων).
(γ) Τα αποτελέσματα δεν είναι επαρκή. Σε αυτή την περίπτωση η Επιτροπή Αξιολόγησης προτείνει την περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς. Όλες οι σχετικές αποφάσεις της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών σχετικά με το εάν θα διερευνηθεί περαιτέρω η βασιμότητα μιας αναφοράς ή όχι καταγράφονται στα πρακτικά των συνεδριάσεών της.

6.5. Ολοκλήρωση αξιολόγησης - κοινοποίηση απόφασης

Μετά το πέρας της διερεύνησης, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών είναι υποχρεωμένη να ακολουθήσει την παρακάτω διαδικασία:

(α) Να συντάξει το πόρισμα της απόφασης η οποία πάρθηκε έπειτα από διεξαγωγή έρευνας.
(β) Να αποστείλει το πόρισμα προς τη Διοίκηση της Εταιρείας.
(γ) Να υποβάλλει προτάσεις και διορθωτικές ενέργειες σχετικά με την επίλυση του προβλήματος, στο βαθμό που αυτό είναι εφικτό.
(δ) Να εξετάζει αν πρέπει να ενημερωθεί η Εθνική Αρχή Διαφάνειας ή άλλη αρμόδια εποπτική αρχή (εφόσον δεν έχει ήδη πραγματοποιηθεί η σχετική ενημέρωση από τον Υ.Π.Π.Α.).
(ε) Να ενημερώσει τον Υ.Π.Π.Α. για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται, προκειμένου ο τελευταίος να ενημερώσει τον αναφέροντα σχετικά με την έκβαση της αξιολόγησης της αναφοράς του.

Εφόσον η Διοίκηση της Εταιρείας αποφασίσει να προβεί σε περαιτέρω νομικές ενέργειες, αυτές ανατίθενται σε νομικό συνεργάτη της Εταιρείας. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών παρακολουθεί την πορεία της υπόθεσης και ενημερώνει αντίστοιχα τον αναφέροντα.
Σε κάθε περίπτωση, η απόφαση σχετικά με τον χρόνο ενημέρωσης των εμπλεκομένων λαμβάνεται από την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών μέσα σε ένα μήνα από την παραλαβή της αναφοράς.

7. Μέτρα Προστασίας Αναφέροντος

Η Εταιρεία ενθαρρύνει την υποβολή επώνυμων αναφορών. Σε κάθε περίπτωση, δεσμεύεται ότι θα λάβει όλα τα απαραίτητα μέτρα προκειμένου να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο των αναφερόντων, όσο και των αναφερομένων. Ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του αναφέροντος καθώς και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή από μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, εκτός αν ο αναφέρων έχει δώσει τη ρητή συγκατάθεσή του για αποκάλυψη της ταυτότητάς του ή η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη. Αν η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη και, εφόσον υπάρξει σχετική αίτηση του αναφερόμενου, μπορεί να αποκαλυφθεί η ταυτότητα του αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει ο αναφερόμενος τα νόμιμα δικαιώματά του.
Τόσο οι αναφέροντες, όσο και οι αναφερόμενοι έχουν δικαίωμα πρόσβασης, ενημέρωσης, αντίρρησης, διόρθωσης και διαγραφής των προσωπικών τους δεδομένων, σύμφωνα με όσα ορίζονται στον Γενικό Κανονισμό Προσωπικών Δεδομένων (ΕΕ 679/2016) και στους ν. 4624/2019 και 4990/2022. Απόκλιση από τον παραπάνω κανόνα σχετικά με την ενημέρωση των αναφερόμενων για το περιεχόμενο της σε βάρος τους αναφοράς επιτρέπεται όταν η ενημέρωση ενδέχεται να οδηγήσει σε ταυτοποίηση του αναφέροντος / να παρεμποδίσει τη διερεύνηση και αξιολόγηση της αναφοράς / να οδηγήσει σε αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών, οι οποίες πρέπει να παραμείνουν απόρρητες/να παρεμποδίσει την άσκηση νομικών αξιώσεων της Εταιρείας.
Η Εταιρεία προστατεύει κάθε εργαζόμενο που αναφέρει, με καλή πίστη, παράνομες ή ανήθικες συμπεριφορές. Στο πλαίσιο αυτό απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει αναφορά, ακόμα και εάν η Αναφορά του αποδειχθεί, εκ του αποτελέσματος, εσφαλμένη. Η Εταιρεία διασφαλίζει τη μη ύπαρξη αντιποίνων στην περίπτωση που οποιοσδήποτε με καλή πίστη υποβάλλει Αναφορά.
Πιο συγκεκριμένα, η Εταιρεία δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν υποβάλει αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της αναφοράς τους, (π.χ. απόλυση, αβάσιμη αρνητική αξιολόγηση, μη παροχή αδείας, αποκλεισμό από εκπαιδευτικά σεμινάρια, μη έγκριση εξόδων κ.ο.κ.). Επίσης, δεν επιτρέπονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σχέση εργασίας ως αποτέλεσμα της Αναφοράς (π.χ. απόλυση, διαθεσιμότητα, υποβιβασμός ή στέρηση προαγωγής, μείωση μισθού, αλλαγή τόπου εργασίας, μετακίνηση, διαφοροποίηση καθηκόντων, μεταβολή ωραρίου εργασίας κ.λπ.). Σε περίπτωση κακόβουλης αναφοράς η παραπάνω προστασία δεν υφίσταται.
Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων. Σε περίπτωση που ο αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της αναφοράς.
Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, θα διερευνάται από αυτήν και θα επιλύεται. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά μέτρα σε βάρος αυτού που τα διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίποινα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι ενέργειές του δεν σχετίζονται με την αναφορά στην οποία προέβη ο εργαζόμενος (αντιστροφή βάρους απόδειξης).

8. Διορθωτικές Ενέργειες και Πειθαρχικές Κυρώσεις

Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, προτείνει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά):

(α) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων
(β) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου
(γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές ή/και διαδικασίες
(δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης / απόλυσης ή
(ε) και δικαστικές ενέργειες

Η Εταιρεία διατηρεί μηδενική ανοχή σε οποιαδήποτε παράνομη συμπεριφορά ή συμπεριφορά που δεν είναι σύμφωνη με τον Κώδικα Δεοντολογίας. Σε περίπτωση βάσιμης αναφοράς ασκούνται πειθαρχικές κυρώσεις σύμφωνα με την προβλεπόμενη πειθαρχική διαδικασία και εφόσον είναι απαραίτητο ή κριθεί αναγκαίο, η Εταιρεία κινείται με τη χρήση κάθε νόμιμου τρόπου και μέσου, συμπεριλαμβανομένης της δικαστικής διεκδίκησης τυχόν αστικών ή και ποινικών αξιώσεών του.

9. Προσωπικά Δεδομένα

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα πολιτική πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα. Η Εταιρεία επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα του αναφέροντος και του αναφερόμενου με μοναδικό σκοπό την πρόληψη και διερεύνηση παράνομων και παράτυπων συμπεριφορών. Η Εταιρεία εφαρμόζει τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για να εξασφαλίσει ορισμένο επίπεδο ασφάλειας ανάλογο με τους κινδύνους που υφίστανται λόγω της επεξεργασίας και εν όψει της φύσης των υπό επεξεργασία Δεδομένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες πολιτικές και διαδικασίες της Εταιρείας σε σχέση με την επεξεργασία των Δεδομένων και την ασφάλεια των πληροφοριών (όπως πρόσβαση σε πληροφορίες on a need to know basis, δέσμευση του προσωπικού που έχει πρόσβαση με υποχρέωση εμπιστευτικότητας, έλεγχος των δικαιωμάτων πρόσβασης, χρήση κρυπτογράφησης, επίβλεψη εξοπλισμού και υπηρεσιών πληροφορικής σε πλήρη συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία, κλπ).

Τα Δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές κοινοποιούνται κατά περίπτωση και ανάλογα τη φύση του περιστατικού και σύμφωνα πάντοτε με τις σχετικές Πολιτικές και Διαδικασίες. Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών. Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών επεξεργάζεται μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα, σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας, τα οποία διατηρεί για συγκεκριμένο χρόνο από την ολοκλήρωση της έρευνας, ο οποίος διαφοροποιείται ανάλογα με το πόρισμα αυτής. Ειδικότερα:

• Στην περίπτωση που η αναφορά κριθεί αβάσιμη ή καταχρηστική ή δεν περιέχει περιστατικά που στοιχειοθετούν παραβίαση ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις παραβίασης, τα Δεδομένα διαγράφονται εντός ενός (1) έτους από τη θέση της στο αρχείο.
• Στην περίπτωση που η αναφορά/καταγγελία ακολουθήσει τη νομική οδό, τα Δεδομένα διαγράφονται με την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης επί αυτής.
• Στην περίπτωση που από την αναφορά προκύψουν τεκμηριωμένα ευρήματα εις βάρος εργαζομένου / στελέχους της Εταιρείας (που αφορά το περιστατικό), τα Δεδομένα διατηρούνται καθ’ όλη τη διάρκεια απασχόλησής του/σχέσης του με την Εταιρεία και διαγράφονται είκοσι (20) έτη μετά την με οποιονδήποτε τρόπο λήξη/λύση της συνεργασίας.
• Στην περίπτωση που από την αναφορά/καταγγελία προκύψουν τεκμηριωμένα ευρήματα εις βάρος τρίτου λ.χ. πελάτη, προμηθευτή, εξωτερικού συνεργάτη της Εταιρίας (που αφορά το περιστατικό), τα Δεδομένα διατηρούνται καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεργασίας του και διαγράφονται πέντε (5) έτη μετά την με οποιονδήποτε τρόπο λήξη/λύση της συνεργασίας.

Ως προς τα αδικήματα/παρατυπίες που στρέφονται κατά του δημοσίου συμφέροντος ή αφορούν περιστατικά βίας και παρενόχλησης στον εργασιακό χώρο, η νομική βάση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που συμπεριλαμβάνονται στις αναφορές είναι η υποχρέωση της Εταιρείας να συμμορφωθεί με νομική διάταξη.
Ως προς τις υπόλοιπες καταγγελλόμενες συμπεριφορές, η νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον της εταιρείας να αποκαλύπτει παράνομες/παράτυπες συμπεριφορές που την εκθέτουν σε κινδύνους (π.χ. βλάβη φήμης, εμπλοκή σε δικαστικούς αγώνες κλπ).

10. Επικαιροποίηση της Παρούσας Πολιτικής

Υπεύθυνος για την κοινοποίηση της παρούσας Πολιτικής στο προσωπικό της Εταιρείας είναι ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών. Ο Υ.Π.Π.Α. είναι επίσης υπεύθυνος για την επικαιροποίηση της πολιτικής. Σε κάθε περίπτωση, η παρούσα πολιτική θα είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της Εταιρείας, έτσι ώστε να μπορούν να ενημερώνονται σχετικά με το σύστημα υποβολής αναφορών και οι τρίτοι (πελάτες, προμηθευτές, εργολάβοι κλπ).